【RPA導入】導入方法や導入で意識すべきコツをご紹介

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「業務を効率化するためにRPAを導入したい!」そう考えていながらも、導入方法や手順がわからず尻込みしている方も多いのではないでしょうか? このページでは、RPAの導入方法を初心者でもわかりやすいよう、5つのステップに分けて解説します。導入を成功に導くコツや導入後の展開事例もありますのでぜひチェックしてみてください。

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入門編

目次

  1. RPAの導入プロセスで押さえるべき5ステップ
  2. RPA導入で意識すべきコツとは?
  3. 事例で見るRPA導入後の展開
  4. まとめ

1.RPAの導入プロセスで押さえるべき5ステップ

RPAの導入を成功に導くために押さえるべき流れは、下図の5ステップです。

ここでは、それぞれのステップについて、詳しく解説していきます。

(1)全体の計画を立てる

RPA導入の第一ステップは、自動化する業務や導入するRPAソフトなどを決定し、導入の基礎となる計画を立てることです。このステップで決めるべきなのは、おおむね以下のようなポイントです。

  • RPA導入の目的は何か
  • どの業務を自動化するか
  • どのRPAソフトを導入するか
  • どのような社内体制を整えるか
  • RPA導入後、エラーが発生したらどうするか
  • どのようなスケジュールで計画を進めるか

(2)社内の推進体制を整える

全体の計画を立てたら、社内の推進体制を整えましょう。ポイントは、誰がRPAの導入計画を進めるリーダーとなるかです。日々変わる業務に対しRPAをうまく活用する体制をつくるには、以下のような人材が望ましいとされています。

  • 対象業務のフローを現場で理解している人材
  • 対象業務の操作を現場で理解している人材
  • RPA導入によって仕事が楽になるなど直接的な利益が得られる人材

(3)効果のシミュレーションを行う

実際にRPAを導入するためには、以下のポイントを明確にしなければなりません。

  • 導入・活用することは可能か
  • 導入後にどれだけの効果が上がるのか
  • 導入・運用にはどれだけのコストがかかるのか

これらのポイントを具体的に示すことができなければ、社内でRPA導入の合意は得られないでしょう。そこで、現行の業務の内容や掛かっているコストを表などに書き出し、効果を目に見える形でシミュレーションすることが必要になります。このシミュレーションのプロセスを机上検証といいます。
シミュレーションの回数は、小規模な導入であれば1回で良いですが、会社や部署全体での導入を検討している場合は、全体と業務それぞれに及ぼす効果の2回に分けて行うのが良いとされています。

(4)小さな規模で試してみる

効果のシミュレーションが済み、社内の合意が得られたら、小さな規模でRPA導入を試してみて、本当に計画を進めて良いかを検証しましょう。このプロセスをPoC(概念実証)や実証実験と呼びます。
実験の結果、思ったような成果が得られないようであれば、導入範囲やスケジュールなどを見直して計画を修正しましょう。

(5)実際に導入する

小さな規模で試してみた結果、計画通りの効果が得られそうであれば、いよいよ導入です。
RPAシステム構築の方法には、ウォーターフォール型とアジャイル型があります。前者は納期や最終的なシステムの要件をしっかり定めて進めるもので、後者は納期や完成イメージを明確に定めず「実装→テスト→修正」を繰り返してゴールへ向かうものです。現在は、ウォーターフォール型で進める場合が多いですが、将来的には自由に進められる分開発を早く進められるアジャイル型が優勢になるともいわれています。

2.RPA導入で意識すべきコツとは?

次は、RPA導入時に意識すべきコツを見ていきましょう。RPA導入で失敗したくないという方は要チェックです。

業務の見える化を徹底する

まずは、導入対象業務を徹底的に見える化することが大切です。フロー図や表を用いて現行の業務はどのように進められるのか、どの部分にどれだけのコストが掛かっているのかを割り出しましょう。
業務マニュアル、システムフロー図などの資料を集めて確認したうえで、現行業務俯瞰表などの資料にまとめることをおすすめします。

現場が率先してRPA導入に取り組める環境をつくる

RPA導入の成功には、現場主導で導入を推進する環境づくりが不可欠です。現場の協力が得られないままにRPAを導入しても「現場の業務フローの変更によってトラブルが発生した」「仕事が奪われるのではないかという警戒から結局導入が進まない」といった事態になりかねません。さらに、現場主導で導入を進めることで、現場が非効率に感じている部分に対して適切にRPAを導入しやすくなります。

5つの視点でRPAソフトを検証する

RPAソフトを選ぶ際に注目すべきポイントは以下の5つです。

  • どのような仕組みで動かすか
  • 作業をどのように学習させるか
  • 開発環境はどのようなものか
  • 運用・管理はしやすいか
  • セキュリティに問題はないか

導入規模ややりたいことによって適したRPAソフトは異なります。それらをしっかり定義したうえでソフトを選ぶことが大切です。

RPAを導入した先の展開まで見据えておく

RPA導入時には、生産性や売上アップを目的に掲げる場合も多いですが、RPAによって作業から解放された時間で人間は何をするのかなど、導入した先の展開まで計画に組み入れておくことが導入を成功させる秘訣です。
RPA導入の各プロセスでは、RPAに留まらない業務改善や効率化の意識を持って臨みましょう。そうすることで、RPAの導入が目的に沿ったものになるのみならず、RPAの導入効果をより大きくする活動にチーム全体が取り組みやすくなります。

3.事例で見るRPA導入後の展開

実際のところ、RPAはどのように業務の中で展開されるのでしょうか。ここでは、導入後の展開を、具体的な事例を例に出してご紹介します。

名刺・メールからの顧客管理で営業を効率化

RPAに顧客情報の管理を代行させることで営業を効率化し、顧客対応などの人間にしかできない業務に注力できる環境を構築するというのは、導入後の展開でポピュラーなものです。
ここで、よくある事例を見てみましょう。

新規顧客の開拓に注力している、とある企業では、新たな取引先から受け取った名刺の管理や、メールに添付された契約書や注文書の格納に手間がかかっていたそうです。そこで、RPAを導入し、顧客情報の管理を一手に代行させることに。わざわざスキャンしたり、分類したりする手間が省かれることで、営業社員が本来の業務に使える時間は大幅に増えました。

このように、RPAを導入して業務を効率化すれば、余分にできた時間で従業員はより付加価値の高い業務に取り組むことができます。

単純作業を代行させ、働き方改革を推進

RPAには、単純作業を代行させることで、社内の働き方改革を推進するという展開方法もあります。

よくある事例として、とある保険会社では、顧客データを細かい特性ごとに分類、クロス集計を行い、報告書としてまとめる作業で大きく時間を取られていました。データは毎月必要な上、Excelシート何千枚もの枚数になることもあり、大きな月末の残業の種となっていたそうです。そこで、その会社ではRPAを導入し、データの集計を代行させることに。その結果、大幅に作業時間が短縮でき、平均残業時間もそれに比例して減りました。

働き改革が成功した背景には、RPAの導入とセットで、社内セミナーなど、社内全体に業務効率化の意識を浸透させるための取り組みを行ったことがあります。このように、導入後の展開を見据えて複数の手を打つことで、RPAの効果を高めることができるようになります。

4.まとめ

RPAの導入プロセスや、意識すべきコツは把握できましたか?
RPAは必要な手順を踏んで導入することで、その威力を正しく発揮することができます。ぜひ業務を効率化した後の展開まで見据えて、RPAの導入を考えてみてください。

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