スターティアグループ内での活用事例「RPA導入で身近な作業の自動化から効果を実感! 教育面で思わぬ効果も」

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Robo-Pat(ロボパット)を導入することで入力作業時間の削減に成功したスターティア株式会社。Robo-Pat(ロボパット)を導入した理由、気をつけたこと、RPAの活用方法について、導入担当の石渡氏にお話をお伺いしました。

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目次

  1. 手間のかかる入力作業が課題に
  2. 自前運用の可能性とムダのない料金体系が決め手に
  3. 段階的にロボ化範囲を広げて作業時間を短縮。予期せぬ効果も
  4. 今後は活用範囲をさらに広げていきたい

手間のかかる入力作業が課題に

スターティア株式会社 管理部コントロール課
マネージャー 石渡 大佑
対象業務:システム入力/情報収集作業
導入製品:Robo-Pat(ロボパット)

導入の背景

OA機器やオフィスネットワークの提案・販売・保守を行い、企業の生産性向上を支援するスターティア株式会社。
社内の管理部門では、各種サービスの申込書や手配書データの入力作業に時間がかかることが課題の1つとされていました。

「データ入力作業では複数のシステムを使って作業します。各システムが連携していないため、同じデータを複数のシステムに入力しなければならないのが手間でした。これは基幹システムの改修でも解決できる問題ですが、実際にやるとなればお金も時間もかかるため結局マンパワーで対応していました」(石渡氏)。

そこで、短い期間で手軽に業務効率を改善できる方法はないかと探して辿り着いたものがRPAでした。

「RPAは以前から知っていましたが、何となく『難しそう』『導入に手間がかかりそう』というイメージがありました。しかしながら、RPAツールの中でも比較的容易に導入でき、かつ自分たちだけで運用が可能なものがあるという情報を聞きつけて興味を持ち始めました」(石渡氏)。

自前運用の可能性とムダのない料金体系が決め手に

導入の経緯

選定にあたっては、短期間で導入できること、スモールスタートできること、自分たちで使いこなせることを条件としていました。調査した結果いくつか候補が絞られましたが、トライアルの実施なども含めて、最終的にはグループ内のスターティアレイズから提案を受けたRobo-Pat(ロボパット)の導入を決めました。

「どんなに良い製品でも、最初に『使いにくそう』と思われればRPAに対するネガティブな意識が生まれ、社内の普及が進みにくくなってしまいます。今後社内でRPAの適用領域を広げていくことを考慮し、現場部門でも使いこなせる可能性については特に重視していました。その点、Robo-Pat(ロボパット)は現場の担当者にも触ってもらい反応も好評だったので、間違いないだろうと思いました」(石渡氏)。

柔軟にライセンス数を増減できる料金体系も、選定の重要なポイントになりました。Robo-Pat(ロボパット)の契約期間は1カ月単位。使用状況に応じて柔軟にライセンス数を変更できます。これは、一部の業務で使用を開始し、徐々に適用範囲を広げていきたい同社にとっては最適な料金体系でした。また、将来的には繁忙期の期間だけライセンスを追加できるといった運用が可能な点も評価ポイントになりました。

トライアル期間は最初の勉強会も含めてスターティアレイズの担当者から丁寧なサポートを受けられたため、比較的早い段階で導入の判断が付けられた点も結果的に良かったといいます。

「勉強会を受けた後は、マニュアルやFAQサイトを見ながらロボ作成を進めていくことができました。ロボ作成中に困った点や疑問が生じたときには、担当が不在でもFAQサイトから専用の問い合わせフォームを活用することもでき、安心してトライアルを進めることができました」(石渡氏)。

段階的にロボ化範囲を広げて作業時間を短縮。予期せぬ効果も

導入の成果

Robo-Pat(ロボパット)を導入した結果、作業時間が大幅に短縮されたと石渡氏は語ります。単純処理でも月に12~14時間程度の処理時間が削減できた作業がいくつかあり、こうした処理を段階的に自動化することにより、結果として大きな作業時間短縮につなげていくことができたといいます。

「短期的な費用対効果ばかりを気にして、『この業務は全て自動化しよう!』と息巻いてもなかなか思うようなロボ化はできません。そのため、一から十までのうち時間がかかるここの作業を優先的にロボ化していくなど、段階的にロボ化適用範囲を見極めていく方が、結果として大きなトラブルもなくロボ化適用範囲を広げていくことができます」(石渡氏)。

また、教育コストが省けるという効果もありました。以前は新しく入った社員に単純作業も覚えてもらうための負担がかかっていました。しかし、現在はRPAが単運作業の役割を担っているため、人が変わるたびに発生する引き継ぎ業務の負担が軽減されたといいます。

「現在は、単純作業はロボに任せ、人の目や判断が必要な作業を社員にチェックさせるというハイブリッド型で作業を進めています。作業を教えても、1人でできるようになるまでには時間がかかります。そこをRPAに任せられるのは思いもしない効果でした」(石渡氏)。

RPA導入が業務効率化の意識を高めることにつながった

RPAの導入は、これまでの業務自体を見直す良いきっかけになりました。業務を細かく分解する中で、人間が行うべき業務とそうでない業務、そもそも行う必要のない業務などが明らかになり、RPA導入により業務改善も進んだそうです。

「RPAの導入以後、新たな業務が発生しても『この業務はロボに任せられないか』とロボに処理をさせるという選択肢が増えるようになりました。単なる工数削減だけでなく、業務効率化の意識を高めることにつながったのは非常に大きな変化だと思います」(石渡氏)。

今後は活用範囲をさらに広げていきたい

同社では、今後RPAの活用範囲をさらに広げていく予定だといいます。

「月初めに集中する支払い申請書の処理など、管理部門の経費処理にもRPAを使っていきたいですね。生産性向上だけでなく、総務の残業時間削減といった効果も期待しています」(石渡氏)。

RPA導入で予想以上の成果を得られたスターティア株式会社。RPAを活用する業務を増やすことで、より一層業務効率化が進むに違いありません。

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